Los gastos suplidos no son los gastos comunes, se trata de una serie de gastos que adelanta el profesional en cuestión para poder realizar un trabajo que le ha sido encargado por el cliente.
En definitiva, son gastos que corresponden al cliente
Por ejemplo, en una gestoría un cliente puede contratar el servicio de creación de una sociedad, la creación implica gastos de notario y del Registro Mercantil. Estos gastos pueden ser adelantados por la gestoría para agilizar el trámite, pero finalmente estos deberán ser pagados por el cliente.
Requisitos para que un gasto se considere suplido
La Ley del IVA, artículo 78, señala que no se incluyen en la base imponible “las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, en virtud de mandato expreso del mismo. El sujeto pasivo vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos y no podrá proceder a la deducción del Impuesto que eventualmente los hubiera gravado”.
Por lo tanto, si un gasto es suplido debe reunir estos requisitos:
- Que el gasto, la factura, se haya realizado a nombre del cliente.
- Que se haya abonado por orden del cliente, es decir, que este haya encargado el pago.
- Guardar el justificante de que se ha realizado su pago.
Además, es recomendable guardar una copia de la factura en la que incluimos el suplido. Por si más adelante es necesario justificarlo ante una inspección tributaria.
Diferencia con gasto reembolsable
Un gasto suplido no es lo mismo que con un gasto reembolsable. Los gastos reembolsables se dan cuando la factura vaya a tu nombre y no al del cliente.
¿Cómo lo incluimos en la factura?
El gasto suplido no se incluye en la base imponible ya que no se aplica ni el IVA ni la retención.
Deberemos incluirlos en la factura especificando que son suplidos separado del resto de conceptos de la factura.
No se verá reflejado en dicha base imponible, pero sí en el total a cobrar.
Otra opción: Provisión de fondos
Es posible que un profesional se haga cargo de los suplidos pero lo habitual es que el autónomo o empresa entregue una cantidad aproximada para afrontar esa serie de gastos.
A esto se le conoce como provisión de fondos.
En nuestra asesoría en Madrid contamos con asesoramiento y gestión en materia contable y fiscal.
Pide información sin compromiso, contacta con nuestro equipo.
Otras noticias de interés: