¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas? Los autónomos y empresas se suelen preguntar esto una vez que las facturas empiezan a inundar la oficina.
Primeramente, debemos entender que guardar las facturas es una de las muchas obligaciones de las empresas y autónomos.
Según el artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
¿Qué documentos debemos guardar?
Asimismo, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
- Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
- Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
Plazos para guardar documentación
- Facturas o documentos que tengan criterios tributarios prescriben a los 4 años, a contar desde el momento en que finalice el periodo voluntario de presentación de cada impuesto, pues durante este tiempo la Agencia Tributaria puede mandar comprobaciones.
- Documentos de carácter mercantil deben conservarse durante 6 años.
A pesar de ello, la Agencia Tributaria cuenta con un plazo de 10 años para solicitar la comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación.
Por otro lado, debemos tener en cuenta que el plazo de prescripción para los delitos fiscales contra la Hacienda Pública es de 5 años, el delito fiscal agravado, tiene un plazo de prescripción de 10 años.
¿Cómo conservar las facturas?
Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.
Así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.
¿Y si Hacienda me pide una factura y no la tengo?
Como hemos dicho anteriormente, conservar las facturas es una obligación. Si Hacienda te solicita una factura y no la tienes, deberás pedir un duplicado.
Si no consigues ese duplicado te verás obligado a eliminar esta factura de tu contabilidad y pagar los impuestos correspondientes. Además, es posible que recibas una sanción.
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